Estratégia 1: Mapeamento e Diagnóstico do Fluxo Atual
Como disse Peter Drucker, o pai da administração moderna: “Você não pode melhorar o que não pode medir”. E aqui está a verdade desconfortável: a maioria dos gestores de saúde não sabe exatamente onde está perdendo tempo no fluxo de atendimento.
Será no check-in? Na espera para consulta? No próprio atendimento médico? Ou no processo de saída?
Sem mapeamento, você está atirando no escuro. A resposta está nos dados e, você pode identificar seus gargalos com o mapa abaixo:
Ferramenta: Mapa de Fluxo de Valor (VSM)
Passo a Passo:
1.Mapeie Cada Etapa (da chegada à saída):
Chegada → Check-in → Sala de Espera → Triagem →
Consultório → Exames → Retorno → Check-out
2.Cronometre Cada Etapa (mínimo 3 dias, horários variados):
Etapa | Tempo Ideal | Tempo Real | GAP |
|---|---|---|---|
Check-in | 2 min | 8 min | +6 min |
Espera pré-consulta | 15 min | 42 mi | +27 min |
Consulta | 20 min | 18 min | +27 min |
Check-out | 3 min | 5 min | +2 min |
TOTAL 40 min 73 min +33 min
Visualize os gargalos:
❌ Check-in lento (sistema manual)
❌ Espera descontrolada (sem gestão de fila)
✅ Consulta dentro do tempo
❌ Check-out com filas
Eles que vão demonstrar os sinais, seja de baixa organização, falta de tecnologia ou outras possíveis melhorias.
Estratégia 2: Otimização Inteligente da Agenda Médica
O erro mais comum, é acreditar que todo o atendimento tem o mesmo horário. Nem toda consulta leva o mesmo tempo. O modelo em blocos de 30’ não funciona. Pois, os retornos são mais rápidos, primeiras consultas mais longas, etc.
Troque o modelo tradicional por um Modelo Otimizado, em blocos variáveis:
Tipo de Consulta Tempo Alocado % da Agenda
Primeira consulta 40 min 30%
Retorno simples 15 min 40%
Retorno com procedimento 25 min 20%
Encaixe/urgência 20 min 10%
Além disso, é necessário aderir ao Tempo de Buffer (em gestão de tempo), que refere-se a um tempo extra adicionado a uma tarefa ou entre compromissos para absorver atrasos, imprevistos, ou permitir a preparação e o encerramento de atividades sem pressa.
Regra de Ouro: Buffer Time
Implementar pausas estratégicas:
- 10 minutos a cada 3 consultas
- 15 minutos antes do horário de pico
- 20 minutos após procedimentos longos
Estratégia 3: Triagem Digital e Pré-Atendimento
1.Pré-Atendimento Online
Outro ponto que podemos melhorar na gestão da clínica, é a antecipação de cadastro, que pode ser feita digitalmente por meio do Google Forms, Typeform, etc. Essas ferramentas aceleram o tempo na recepção, pois podem ser preenchidos 24h antes.
Exemplo:
- Dados cadastrais
- Histórico
- Motivo da conculta
- Upload dos exames recentes
Impacto no check-in:
Tempo reduzido de 8min → 2min (-75%)
Recepção valida apenas identidade.
2.Triagem Digital
Chegada → Totem de autoatendimento →
Direto para sala de espera (sem fila)
É importante ter conhecimento dos fluxos, assim como, efetuar a adesão de um sistema que permita o reconhecimento por QR Code e tenha o prontuário digitalizado.
Se possível, escolha por um sistema e painel de chamados que identifique automaticamente:
🔴 Urgências (triagem de risco)
🟡 Idosos, gestantes, PcD (lei 10.048)
🟢 Consultas regulares
E realize essa priorização via tecnologia de saúde.
Resultado: Conformidade legal + eficiência
Estratégia 4: Sistema Digital de Gestão de Filas
Os painéis de atendimento na saúde oferecem praticidade aos envolvidos, pois não é necessário ao recepcionista despreender de seu tempo para efetuar confirmações ou responder 10x a mesma dúvida daquele paciente: Tem quantos na fila!? Qual horário será a minha vez!?
Conheça alguns componentes do Painel Inteligente de Chamadas panel4you, o mais moderno da atualidade:
- Totem de Senha Digital
Paciente chega → Retira senha no totem →
Recebe ticket com:
- Posição na fila
- Tempo estimado
- QR Code para acompanhar no celular
- Painel Eletrônico de Chamadas
Exibe em tempo real:
- Senha sendo atendida
- Próximas 3 senhas
- Sala/consultório de destino
- Tempo médio de espera atualizado
- Dashboard Gerencial
Relatórios em tempo real:
- Tempo médio de espera (hoje)
- Horários de pico
- Eficiência por médico
Estratégia 5: Comunicação Proativa com Pacientes
A tecnologia dos paineis também colaboram com a transparência das informações. Segundo estudo da Harvard Medical School (2023), “Pacientes toleram esperas 40% mais longas quando informados proativamente sobre o motivo e duração estimada.”
No atendimento de saúde, as pessoas normalmente estão ansiosas, preocupados com o feedback do médico, então ao investir em uma comunicação clara e detalhada afetará diretamente à percepção do tempo de quem esteve no local e multiplicará a satisfação dos pacientes.
Além disso, nos painéis de atendiemento mais atuais, podem transmitir outras informações, como videos, séries de sua preferência. Esse canal também pode ser usado para informativos de saúde, campanhas médicas ou divulgação e ganho em outros produtos ofertados pela clínica médica.
Gestão Clínica 4.0: A Sinergia entre Tecnologia e Comunicação que Multiplica Resultados
O tempo de espera não é mais um detalhe operacional — é um diferencial competitivo
decisivo no mercado de saúde brasileiro.
Clínicas, laboratórios e hospitais que investem em gestão eficiente de filas e
otimização de fluxos não apenas melhoram indicadores: eles transformam a experiência
completa do paciente, elevando a satisfação e eliminando reclamações de forma
sistemática.
A boa notícia? As estratégias funcionam. Desde ajustes simples na agenda até a
adoção de tecnologias como o panel4you. A tecnologia está em centenas de estabelecimentos em São Paulo, Rio, Curitiba e outras capitai. É possível atender mais, com menos estresse e maior lucratividade.
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